Exit ry on organisaationa sitoutuneet siihen, että toimimme 25.5.2018
voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Exit ry (2326281-2)
Osoite: Kirjatyöntekijänkatu 10 B 22, 00170 Helsinki
Yhteyshenkilö: Toiminnanjohtaja, toiminnanjohtaja@exitry.fi, 0400 325204
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus – eli miksi keräämme kävijöistämme tietoja?
Keräämme Exit ry:n eri toiminnoissa mukana olevista asiakkaista sekä
yhteistyökumppaneista tietoja, joita käytetään toiminnan järjestämiseen, arviointiin, tiedottamiseen sekä kehittämiseen. Keräämämme tilastointitiedot ja kävijäpalautteet eivät ole yksilöitävissä.
Milloin emme kerää henkilötietoja
Exit ry:n toimintaperiaatteisiin kuuluu oikeus osallistua toimintamme anonyymisti. Näissä tilanteissa emme kerää mitään tunnistettavia tietoja, ellei asiakas itse halua meille niitä kertoa.
Mitä tietoja keräämme ja säilyttäminen
Yhteistyökumppanit
Keräämme järjestön yhteistyökumppaneista tietoja yhteydenpitoa, toiminnasta tiedottamista ja arviointia varten. Näitä tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite joskus myös organisaatio ja titteli. Tiedot kerätään ja säilytetään Webropol-lomakkeella ja poistetaan vuoden sisällä tietojen antamisesta.
Tukikeskustelut
Tukikeskustelujen piirissä olevista asiakkaista keräämme yhteydenpitoa varten nimen tai nimimerkin sekä sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron antaminen on vapaaehtoinen. Kävijätilastointeihin merkitään asiakkaan asiakkuuteen hakeutumisen tulosyy sekä asiakkaan kertomia taustatietoja. Tilastoista ei voi tunnistaa asiakasta. Emme analysoi tietoja yksilötasolla. Luovutamme kävijätilastotietoja ulkopuolisille kokonaislukuina. Asiakkaan antamat yhteystiedot poistetaan asiakkuuden loputtua.
Uutiskirje
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan uutiskirjeen tilanneelta itseltään ryhmään ilmoittautumisen yhteydessä. Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista ja tilauksen voi perua milloin tahansa klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä ”Poista minut tältä listalta” tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@exitry.fi. Henkilötiedot poistetaan MailChimp-palvelusta viipymättä ilmoituksen jälkeen.
Ajanvarauschat
Chat-keskustelun linkin lähettämistä varten asiakas toimittaa työntekijälle sähköpostiosoitteensa sosiaalisessa mediassa tai sähköpostilla. Sähköpostiosoite ja/tai käyttäjätunnuksen nimimerkki poistetaan työntekijän sovelluksista chat-linkin lähettämisen jälkeen. Chat-keskustelutiedostot poistetaan palvelimelta kahden kuukauden kuluessa. Toiminnan kehittämistä varten kootaan tilastotietoa, mikäli niitä nousee nettikirjeissä esiin. Näitä tietoja voivat olla sukupuoli, ikä, maakunta sekä tulosyy. Asiakkaan tunnistaminen tai yksilöiminen tilastotiedoista ei ole mahdollista.
Nettikirjepalvelu
Nettikirjeen voi kirjoittaa täysin anonyymisti. Nettikirjepalvelu arpoo kirjoittajalle käyttäjätunnuksen ja salasanan, joita käyttämällä hän pääsee lukemaan asiantuntijan vastauksen. Halutessaan asiakas voi kertoa puhelinnumeron, jota käytetään käyttäjätunnuksen ja muistutusviestin lähettämiseen. Käyttäjätunnuksen ja viestien lähetys tapahtuu Gatewayapi-palvelun kautta. Puhelinnumero anonymisoidaan 30 päivää viestin lähettämisen jälkeen. Keskustelut poistuvat nettikirjepalvelusta automaattisesti kahden kuukauden kuluttua viimeisen nettikirjeen lähettämisestä.
Toiminnan kehittämistä varten kootaan tilastotietoa, mikäli niitä nousee nettikirjeissä esiin. Näitä tietoja voivat olla sukupuoli, ikä, maakunta sekä tulosyy. Asiakkaan tunnistaminen tai yksilöiminen tilastotiedoista ei ole mahdollista.
Verkkosivut
Exit ry:n ja Nuorten Exitin verkkosivusto ei kerää eikä tallenna käyttäjistä ilman käyttäjän suostumusta sähköpostiosoitteita tai mitään muita henkilökohtaisia tai tunnistettavia tietoja. Verkkosivustolla käytetään vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Verkkosivujen kävijöiden IP-osoitteet tallentuvat erilliselle, salasanasuojatulle palvelimelle, josta ne poistuvat automaattisesti seuraavan kalenterikuukauden lopussa.
Rekisterin tietolähteet – miten keräämme tietoa?
Keräämme tietoa toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.
Yhteystietorekisteriin kerätään tietoa yhteistyökumppaneilta, erilaisten Exit ry:n järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai koulutusten yhteydessä tai julkisista rekistereistä kuten verkkosivuilta ja hakemistopalveluista.
Tietojen luovuttaminen
Emme luovuta henkilötietoja järjestön ulkopuolelle poikkeuksena tilanteet, joissa nousee lastensuojelullinen huoli tai, joissa epäillään suunnitteilla olevaa tai jo tapahtunutta rikosta. Tällöin olemme velvollisia ilmoittamaan mahdollista tutkintaa varten olemassa olevat tiedot viranomaisille (lastensuojelulaki, rikoslaki).
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva, henkilötietojen vastaanottajat
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Exit ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Exit ry:n käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Exit ry:een, Exit ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Exit ry voi pyytää tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Exit ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Exit ry:n toiminnanjohtajalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Exit ry / toiminnanjohtaja
toiminnanjohtaja@exitry.fi / 0400 325204
Kirjatyöntekijänkatu 10 B 22, 00170 Helsinki
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.8.2024.